Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

JL Screen Oy
Y-tunnus: 3511210-9
Osoite: Ratamotie 1 B 12, 02620 Espoo
Sähköposti: info@alarmi.fi · info@jlscreen.fi
Puhelin: +358 45 124 0240

Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö: info@alarmi.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Alarmi-palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Käyttäjätilit (asiakkaan henkilökunta): nimi, sähköposti, puhelinnumero, rooli, kieliasetus, kirjautumisajat ja -tapahtumat, IP-osoite.
• Asukkaat: nimi, sähköposti, puhelinnumero, huoneisto, kieli, sisään-/ulosmuuttopäivä. Tiedot syöttää asiakasorganisaatio.
• Kiinteistö- ja laitetiedot: kiinteistöt, rakennukset, huoneistot, palovaroittimet, testaukset, vikailmoitukset ja niihin liitetyt valokuvat/dokumentit.
• Viestintä: lähetetyt sähköpostit ja niiden tila, yhteydenottolomakkeen viestit.
• Lokitiedot: tapahtumaloki (kuka teki mitä ja milloin), tekninen lokitus, IP-osoite ja selaintiedot.
• Tilaus- ja laskutustiedot: valittu paketti, Y-tunnus, laskutusosoite tai verkkolaskuosoite ja -välittäjä, laskutusviite. Laskutus tapahtuu laskulla tai verkkolaskulla, emme käsittele tai tallenna maksukorttitietoja.
• Yritysten yhteyshenkilöt (B2B-markkinointi): nimi, tehtävä, työsähköposti, organisaatio, tietolähde ja yhteydenottojen päivämäärät (ks. kohta 3).

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

JL Screen Oy toimii kahdessa eri roolissa sen mukaan, kenen tiedoista on kyse.

JL Screen Oy rekisterinpitäjänä

Käsittelemme omiin tarkoituksiimme asiakasorganisaation henkilökunnan käyttäjätilejä, tilaus- ja laskutustietoja, lokitietoja, yhteydenottolomakkeen viestejä sekä yritysten yhteyshenkilöiden tietoja B2B-markkinointia varten:

Yhteydenotot yrityksille ja niiden edustajille (B2B-markkinointi)

• Tarkoitus: Alarmi-palvelun esitteleminen isännöintiyrityksille ja muille organisaatioille, joiden työhön palvelu liittyy.
• Oikeusperuste: oikeutettu etu (GDPR 6.1 f).
• Tiedot: nimi, tehtävä, työsähköposti, organisaatio, tietolähde ja yhteydenottojen päivämäärät.
• Lähteet: julkiset yrityshakemistot (esim. Hae isännöintiä) ja organisaation oma verkkosivusto.
• Säilytys: enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhdetta synny. Jos kiellät markkinoinnin, säilytämme vain sähköpostiosoitteen ja kiellon päivämäärän, jotta kieltoa voidaan noudattaa.
• Markkinoinnin kieltäminen: voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa vastaamalla viestiin tai kirjoittamalla osoitteeseen info@alarmi.fi. Kielto toteutetaan viipymättä.

JL Screen Oy käsittelijänä (asukastiedot)

Asukkaiden henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio (taloyhtiö tai isännöitsijä), joka määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet, tyypillisesti pelastuslain mukaisten velvoitteiden hoitaminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. testaus- ja vikamuistutusten lähettäminen asukkaille). JL Screen Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee asukastietoja vain asiakkaan lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Käsittelyä koskevat GDPR 28 artiklan mukaiset ehdot sisältyvät käyttöehtojen kohtaan "Henkilötietojen käsittely (DPA)", jonka asiakas hyväksyy rekisteröityessään. Erillistä sopimusta ei tarvita. Rekisterinpitäjänä asiakasorganisaatio vastaa asukkaiden informoimisesta (GDPR 13 ja 14 art.).

Emme tee automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia.

4. Tietojen säilytysaika

• Tilin ja palvelun tiedot säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan.
• Tapahtumaloki säilytetään organisaation asetuksen mukaan (oletus 2 vuotta).
• Kirjanpito- ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (6 vuotta tilikauden päättymisestä).
• Yritysten yhteyshenkilöiden tiedot (B2B-markkinointi) säilytetään enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhdetta synny. Markkinointikiellon jälkeen säilytämme vain sähköpostiosoitteen ja kiellon päivämäärän.
• Poistetut tiedot säilyvät päivittäisissä varmuuskopioissa enintään 14 päivää, minkä jälkeen ne poistuvat myös niistä.
• Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun säilytysperuste päättyy.

5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme luotettavia alihankkijoita (alikäsittelijöitä), jotka käsittelevät tietoja puolestamme käsittelysopimuksen nojalla:

• Suomen Hostingpalvelu Oy (Suomi), palvelimet ja tietokanta. Tiedot säilytetään EU/ETA-alueella.
• Resend, Inc. (Yhdysvallat), palvelun sähköpostien lähetys (testimuistutukset, vikailmoitukset, kutsut, kirjautumiskoodit). Lähetettyjen viestien sisältö ja lähetystiedot (vastaanottaja, aika, toimitustila) tallentuvat Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) ja Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (SCC), ks. kohta 6.
• Google Ireland Ltd. (Google Workspace, Irlanti), yrityksen sähköposti (myös B2B-yhteydenotot) ja asiakirjat.

Emme myy henkilötietoja emmekä käytä palvelun käyttäjä- tai asukastietoja markkinointiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

6. Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Palvelin ja tietokanta ovat EU/ETA-alueella. Palvelun sähköpostit lähetetään yhdysvaltalaisen Resend-palvelun kautta. Lähetettyjen viestien sisältö ja lähetystiedot tallentuvat Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), johon Resend on liittynyt, sekä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (SCC), jotka sisältyvät Resendin käsittelysopimukseen. Google Ireland Ltd:n emoyhtiö on yhdysvaltalainen. Googlen osalta mahdolliset siirrot on suojattu samoin keinoin (SCC ja tietosuojakehys).

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaiset oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihisi (tarkastusoikeus)
• Oikeus tietojen oikaisuun ja poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa (ks. kohta 3)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus (kun käsittely perustuu suostumukseen)
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Oikeuksien käyttäminen: ota yhteyttä info@alarmi.fi. Jos olet asukas, voit myös ottaa yhteyttä taloyhtiöösi/isännöitsijääsi, joka on tietojesi rekisterinpitäjä.

Tilin ja tietojen poistaminen: organisaation pääkäyttäjä voi pyytää koko tilin ja siihen liittyvien tietojen pysyvää poistamista sähköpostitse osoitteesta info@alarmi.fi. Poisto toteutetaan 30 päivän kuluessa pyynnöstä ja siitä lähetetään vahvistus. Poistetut tiedot säilyvät päivittäisissä varmuuskopioissa enintään 14 päivää, minkä jälkeen niitä ei voida palauttaa.

8. Evästeet

Käytämme vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä (kuten istunto- ja kirjautumisevästeet). Emme käytä markkinoinnin seurantaevästeitä.

Istuntoon kirjataan ensimmäisen käynnin aloitussivu, viittaava sivu ja mahdolliset kampanjatunnisteet (utm). Jos luot tilin, ne liitetään rekisteröitymisilmoitukseen, jotta tiedämme, mistä asiakkaat löytävät palvelun (oikeutettu etu, 6.1 f). Muuten ne poistuvat istunnon mukana.

9. Tietoturva

Tiedot on suojattu salatuilla yhteyksillä (HTTPS), organisaatiokohtaisella pääsynhallinnalla ja rooleilla, salasanattomalla kirjautumisella (kertakäyttöinen sähköpostikoodi, emme tallenna salasanoja), tapahtumalokilla ja kirjautumisyritysten rajoituksella. Tiedostot tarjoillaan vain valtuutetuille käyttäjille ja ne säilytetään suoran verkkopääsyn ulkopuolella.

10. Tietojen sijainti ja varmuuskopiointi

Palvelu ja tietokanta sijaitsevat EU/ETA-alueella suomalaisen palveluntarjoajan konesaleissa. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin ja varmuuskopioita säilytetään enintään 14 päivää EU/ETA-alueella. Palvelun sähköpostit lähetetään Resend-palvelun kautta ja lähetettyjen viestien tiedot tallentuvat Yhdysvaltoihin (ks. kohdat 5 ja 6).

11. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja.fi

12. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa alarmi.fi/tietosuojaseloste.