Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
JL Screen Oy
Y-tunnus: 3511210-9
Osoite: Ratamotie 1 B 12, 02620 Espoo
Sähköposti: info@alarmi.fi · info@jlscreen.fi
Puhelin: +358 45 124 0240
Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö: info@alarmi.fi.
2. Mitä tietoja käsittelemme
Alarmi-palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Käyttäjätilit (asiakkaan henkilökunta): nimi, sähköposti, puhelinnumero, rooli, kieliasetus, kirjautumisajat ja -tapahtumat, IP-osoite.
- Asukkaat: nimi, sähköposti, puhelinnumero, huoneisto, kieli, sisään-/ulosmuuttopäivä. Tiedot syöttää asiakasorganisaatio.
- Kiinteistö- ja laitetiedot: kiinteistöt, rakennukset, huoneistot, palovaroittimet, testaukset, vikailmoitukset ja niihin liitetyt valokuvat/dokumentit.
- Viestintä: lähetetyt sähköpostit ja niiden tila, yhteydenottolomakkeen viestit.
- Lokitiedot: tapahtumaloki (kuka teki mitä ja milloin), tekninen lokitus, IP-osoite ja selaintiedot.
- Tilaus- ja laskutustiedot: valittu paketti, Y-tunnus, laskutusosoite tai verkkolaskuosoite ja -välittäjä, laskutusviite. Laskutus tapahtuu laskulla tai verkkolaskulla — emme käsittele tai tallenna maksukorttitietoja.
3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
JL Screen Oy toimii kahdessa eri roolissa sen mukaan, kenen tiedoista on kyse.
JL Screen Oy rekisterinpitäjänä
Käsittelemme omiin tarkoituksiimme asiakasorganisaation henkilökunnan käyttäjätilejä, tilaus- ja laskutustietoja, lokitietoja sekä yhteydenottolomakkeen viestejä:
| Tarkoitus | Oikeusperuste (GDPR 6 art.) |
|---|---|
| Palvelun tuottaminen ja käyttäjätilien hallinta | Sopimus (6.1 b) |
| Laskutus ja kirjanpito | Sopimus ja lakisääteinen velvoite (6.1 b, 6.1 c) |
| Tietoturva, väärinkäytösten esto ja tapahtumaloki | Oikeutettu etu (6.1 f): palvelun ja sen tietojen suojaaminen |
| Yhteydenottoihin vastaaminen | Oikeutettu etu (6.1 f): viestintä yhteyttä ottaneen kanssa |
JL Screen Oy käsittelijänä (asukastiedot)
Asukkaiden henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio (taloyhtiö tai isännöitsijä), joka määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet — tyypillisesti pelastuslain mukaisten velvoitteiden hoitaminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. testaus- ja vikamuistutusten lähettäminen asukkaille). JL Screen Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee asukastietoja vain asiakkaan lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Käsittelyä koskevat GDPR 28 artiklan mukaiset ehdot sisältyvät käyttöehtojen kohtaan "Henkilötietojen käsittely (DPA)", jonka asiakas hyväksyy rekisteröityessään. Erillistä sopimusta ei tarvita. Rekisterinpitäjänä asiakasorganisaatio vastaa asukkaiden informoimisesta (GDPR 13 ja 14 art.).
Emme tee automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia.
4. Tietojen säilytysaika
- Tilin ja palvelun tiedot säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan.
- Tapahtumaloki säilytetään organisaation asetuksen mukaan (oletus 2 vuotta).
- Kirjanpito- ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (6 vuotta tilikauden päättymisestä).
- Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun säilytysperuste päättyy.
5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Käytämme luotettavia alihankkijoita (alikäsittelijöitä), jotka käsittelevät tietoja puolestamme käsittelysopimuksen nojalla:
- Hostingpalvelu Oy (Suomi) — palvelimet ja tietokanta. Tiedot säilytetään EU/ETA-alueella.
- Resend, Inc. — palvelun sähköpostien lähetys (testimuistutukset, vikailmoitukset, kutsut, kirjautumiskoodit). Tiedot käsitellään EU-alueella (Irlanti).
- Google Ireland Ltd. (Google Workspace, Irlanti) — sisäinen sähköposti ja asiakirjat.
Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä markkinointiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.
6. Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle
Henkilötiedot käsitellään lähtökohtaisesti EU/ETA-alueella. Osa käsittelijöistämme (Resend, Google) on yhdysvaltalaisia yhtiöitä, jotka käsittelevät tietoja EU-alueella, mutta joiden emoyhtiöllä voi olla teoreettinen pääsy tietoihin. Näiltä osin mahdolliset siirrot on suojattu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla (SCC) ja/tai EU–US Data Privacy Framework -järjestelyllä sekä tarvittavilla lisäsuojatoimilla.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on GDPR:n mukaiset oikeudet:
- Oikeus saada pääsy tietoihisi (tarkastusoikeus)
- Oikeus tietojen oikaisuun ja poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus peruuttaa suostumus (kun käsittely perustuu suostumukseen)
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Oikeuksien käyttäminen: ota yhteyttä info@alarmi.fi. Jos olet asukas, voit myös ottaa yhteyttä taloyhtiöösi/isännöitsijääsi, joka on tietojesi rekisterinpitäjä.
Tilin ja tietojen poistaminen: organisaation pääkäyttäjä voi pyytää koko tilin ja siihen liittyvien tietojen pysyvää poistamista sähköpostitse osoitteesta info@alarmi.fi. Poisto toteutetaan 30 päivän kuluessa pyynnöstä, ja siitä lähetetään vahvistus. Poiston jälkeen tietoja ei voida palauttaa.
8. Evästeet
Käytämme vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä (kuten istunto- ja kirjautumisevästeet). Emme käytä markkinoinnin seurantaevästeitä.
9. Tietoturva
Tiedot on suojattu salatuilla yhteyksillä (HTTPS), organisaatiokohtaisella pääsynhallinnalla ja rooleilla, salasanattomalla kirjautumisella (kertakäyttöinen sähköpostikoodi — emme tallenna salasanoja), tapahtumalokilla ja kirjautumisyritysten rajoituksella. Tiedostot tarjoillaan vain valtuutetuille käyttäjille, ja ne säilytetään suoran verkkopääsyn ulkopuolella.
10. Tietojen sijainti ja varmuuskopiointi
Palvelu ja tietokanta sijaitsevat EU/ETA-alueella suomalaisen palveluntarjoajan konesaleissa. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin, ja varmuuskopiot säilytetään EU/ETA-alueella. Palvelun sähköpostien lähetys hoidetaan Resend-palvelun kautta (ks. kohta 5).
11. Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki — tietosuoja.fi
12. Muutokset
Voimme päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa alarmi.fi/tietosuojaseloste.